Hóa đơn là hình thức chứng minh quyền sử dụng, quyền sở hữu hàng hóa của người mua khi người bán đã cung cấp hàng hóa, dịch vụ nào đó. Việc để mất hóa đơn, ghi hóa đơn không đúng có thể bị phạt, hoặc bi các chế tài khác của pháp luật. Do đó việc nắm rõ các quy định viết hóa đơn đối với Doanh nghiệp là rất cần thiết.
* Quy định về việc lập hóa đơn GTGT
Theo điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 26/2015/TT-BTC quy định về việc lập hóa đơn GTGT cụ thể như sau.
Khi lập hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ, đúng các yếu tố quy định trên hoá đơn. Trên hoá đơn GTGT phải:
- Ghi rõ giá bán chưa có thuế GTGT, phụ thu và phí tính ngoài giá bán (nếu có), thuế GTGT, tổng giá thanh toán đã có thuế.
- Đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được tẩy xóa, sửa chữa;
- Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ;
- Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên
chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). - Hoá đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải
được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số. - Hoá đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
* Thời điểm lập hóa đơn GTGT:
- Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
- Đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì lập hóa đơn là ngày thu tiền.
- Đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình hạng mục công trình, khối lượng xây dựng lắp đặt hoàn thành phân biết đã thu được tiền hay chua thu được tiền.
* Nguyên tắc lập hóa đơn GTGT:
- Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh chỉ được lập và giao cho người mua hàng hóa, dịch vụ các loại hóa đơn theo hướng dẫn tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
Nội dung trên hóa đơn phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa; phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ; chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo. - Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên. Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số….
- Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.
* Cách ghi hóa đơn GTGT:
- Ngày…tháng…năm: điền chính xác ngày tháng năm lập hóa đơn theo quy định về thời điểm viết hóa đơn GTGT ở mục II.
- Thông tin người bán: thông thường được in sẵn hoặc đóng dấu vuông công ty
- Thông tin người mua:
+ Họ tên người mua hàng: ghi đầy đủ họ tên người đến trực tiếp giao dịch với Công ty. Nếu người mua không lấy hóa đơn kế toán vẫn phải lập hóa đơn bình thường và ghi “Khách hàng không lấy hóa đơn”. (Phần này có thể điền hoặc không).
+ Tên đơn vị: điền tên đơn vị mua theo đúng giấy phép đăng ký kinh doanh. Nếu tên doanh nghiệp quá dài, kế toán có thể viết tắt một số từ thông dụng như “trách nhiệm hữu hạn” viết tắt thành “TNHH”, “cổ phần” thành ”CP”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “chi nhánh” thành “CN”….
+ Địa chỉ: ghi địa chỉ đơn vị mua theo đăng ký kinh doanh. Có thể viết tắt một số từ như “Quận” thành “Q.”, “Phường” thành “P.” ….
+ Mã số thuế: ghi chính xác mã số thuế của đơn vị mua theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh.
- Hình thức thanh toán: có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng (với những hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng để được tính vào chi phí hợp lý). Hai bên thỏa thuận thanh toán bằng hình thức gì thì ghi hình thức đó:
+ Nếu thanh toán bằng tiền mặt: ghi “TM”
+ Nếu thanh toán qua chuyển khoản, ghi “CK”
+ Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán, ghi “TM/CK”
- Trong phần bảng liệt kê hàng hóa:
+ Cột số thứ tự: ghi số thứ tự lần lượt của các hàng hóa được bán ra.
+ Cột tên hàng hóa, dịch vụ: điền đúng tên hàng, mã hàng hóa chi tiết theo sổ quản lý kho của doanh nghiệp.
+ Đơn vị tính: hàng hóa bán ra được doanh nghiệp theo dõi kho theo đơn vị tính nào thì ghi đơn vị tính như thế (VD: kg, chiếc, bộ…) Nếu cung ứng dịch vụ có thể ghi hoặc không ghi đơn vị tính.
+ Số lượng: ghi số lượng bán.
+ Đơn giá: ghi đơn giá của một đơn vị hàng hóa chưa VAT.
+ Thành tiền: ghi số thành tiền được xác định bằng số lượng nhân đơn giá.
Lưu ý: Nếu viết hết tất cả hàng hóa, dịch vụ bán ra rồi mà trên hóa đơn GTGT vẫn còn dòng trống, kế toán phải gạch chéo toàn bộ phần còn trống từ trên xuống dưới, từ trái qua phải.
- Phần tổng cộng:
+ Cộng tiền hàng: là số tổng cột thành tiền trên hóa đơn
+ Thuế suất thuế GTGT: hàng hóa chịu mức thuế suất nào thì ghi mức thuế suất đó (có thể là 0%, 5% hoặc 10%). Nếu hàng hóa không chịu thuế GTGT thì gạch chéo (/) ở phần thuế suất.
+ Tổng cộng tiền thanh toán: ghi tổng dòng thành tiền và tiền thuế GTGT
+ Số tiền viết bằng chữ: ghi số tổng tiền bằng chữ, không được phép làm tròn.
- Phần ký tên:
+ Người mua hàng ký: người trực tiếp đi mua (người được ghi tên trên dòng họ tên người mua hàng) ký và ghi rõ họ tên. Nếu bán hàng qua mạng, hoặc qua điện thoại đóng dấu bán hàng qua điện thoại.
+ Người lập hóa đơn: ký và ghi rõ họ tên
+ Thủ trưởng đơn vị: giám đốc đơn vị bán ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên hoặc người được ủy quyền (có giấy ủy quyền khi giám đốc đi công tác) ký và ghi họ tên.
Mọi thông tin liên quan đến nội dung hướng dẫn cách viết hóa đơn GTGT, Quý khách vui lòng liên hệ Công ty Cổ phần The Spaces để được tư vấn chi tiết.
CÔNG TY CỔ PHẦN THE SPACES
Văn phòng tại Hà Nội: Phòng A8, tầng 29, Tòa Đông, Lotte center Hà Nội, 54 Liễu Giai, Phường Cống Vị, Quận Ba Đình, TP. Hà Nội, Việt Nam
Văn phòng tại Hồ Chí Minh: Tầng 72, Vincom Landmark 81, số 208 đường Nguyễn Hữu Cảnh, Phường 22, Quận Bình Thạnh, TP. Hồ Chí Minh, Việt Nam
Email: contact@thespaces.vn
