Thanh tra thuế hay kiểm tra thuế được coi là công việc không thể tránh khỏi tại doanh nghiệp và đôi khi nếu kế toán không chuẩn bị tốt có thể sẽ có nhiều bất lợi cho công ty. Dưới đây mình tập hợp lại và chia sẻ những kinh nghiệm chuẩn bị khi kiểm tra thuế cần có khi cơ quan thuế xuống kiểm tra
Khi quyết toán thuế cần chuẩn bị 10 bước sau:
- Kiểm tra sự phù hợp của các chứng từ kế toán;
- Kiểm tra việc định khoản, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra việc lập và kê khai báo cáo thuế GTGT hàng tháng;
- Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp;
- Kiểm tra hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân;
- Kiểm tra việc lập báo cáo tài chính theo quy định;
- Điều chinh các sai sót, chưa phù hợp với quy định của pháp luật;
- Thiết lập lại số sách kế toán, báo cáo thuế theo đúng quy định của các luật thuế;
- Thực hiện điều chỉnh các báo cáo thuế khi có sai lệch;
- Làm việc và giải trình với cơ quan thuế.
Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì ?
1. Công tác sắp xếp chứng từ gốc
– Chuẩn bị đi quyết toán thuế chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế
– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
Hóa đơn bán ra phải kẹp theo Phiếu thu nếu bán ra hoặc thu tiền vào đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho , kẹp theo hợp đồng và thanh lý nếu có.
Hóa đơn mua vào (đầu vào) phải kẹp với phiếu chi và phiếu nhập kho, phiếu đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có.
Nếu bán chịu phải kẹp phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán) và phiếu xuất kho kèm theo hợp đồng , thanh lý nếu có. ,…
Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
– Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ.
2. Sắp xếp báo cáo đã nộp cho cơ quan thuế
– Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
3. Chuẩn bị sổ sách đã in hàng năm (theo hình thức Nhật ký chung) khi quyết toán
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký bán hàng
– Sổ nhật ký mua hàng
– Sổ nhật ký chi tiền
– Số nhật ký thu tiền
– Sổ chi tiết công nợ phải thu cho tất cả các khách hàng
– Sổ chi tiết công nợ phải trả cho tất cả các nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm tài sản cố định
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm công cụ dụng cụ
– Sổ khấu hao tài sản cố định
– Sổ khấu hao công cụ dụng cụ
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Lưu ý: số thứ tự các phiếu phải được đánh và sắp xếp tuần tự.
4. Sắp xếp các hợp đồng kinh tế
– Sắp xếp đầy đủ theo tuần tự từng hợp đồng đầu vào/ đầu ra:
Kiểm tra các biên bản, giấy tờ của từng hợp đồng nếu có: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, thanh lý hợp đồng
– Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
5. Hồ sơ pháp lý
– Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
6. Kiểm tra chi tiết khác:
– Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
– Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
– Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
– Kiểm tra các khoản phải trả
– Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế
– Đầu vào và đầu ra có cân đối
– Kiểm tra ký tá có đầy đủ
– Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
– Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
Cơ quan thuế kiểm tra doanh nghiệp những gì ?
Kiểm tra thuế thì các mục thuế sẽ được ưu tiên kiểm tra, thường thì thứ tự như sau:
– Thuế giá trị gia tăng
– Thuế Thu nhập cá nhân
– Thuế thu nhập doanh nghiệp
– Thuế nhà thầu
– Các thuế khác ( thuế xuất nhập khẩu, thuế TTĐB, thuế tài nguyên)
Các nhân viên cơ quan thuế sẽ đi thành từng tốp 2-5 người hoặc nhiều hơn nữa tùy theo khối lượng công việc và quy mô doanh nghiệp kiểm tra. Mỗi người họ sẽ kiểm tra từng mục thuế khác nhau nên nếu bạn không muốn bị quay vòng vòng một lúc bởi hàng tá câu hỏi của họ, bạn nên sắp xếp lịch trước để không rơi vào tình huống bị động.
1. Thuế giá trị gia tăng
– Thường được bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn theo báo cáo thuế. Do vậy bạn cần sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản gốc kèm theo các tờ khai.
– Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.
– Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo mất đã gửi cơ quan thuế.
– Các hóa đơn đầu ra hủy cần pho to kèm với biên bản hủy để riêng ra.
– Các hoá đơn mua hàng có giá trị lớn hơn 20 triệu đồng trở lên bạn nên có bản sao chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ mất công mỗi lần cán bộ thuế hỏi lại phải đi tìm trong đống sổ phụ ngân hàng.
– Nhân viên thuế thường sẽ đòi 1 file excel tổng hợp tất cả các báo cáo thuế cho họ. Nên tốt nhất mình lập sẵn một file excel tổng hợp đó khi họ cần cung cấp được luôn.
2. Thuế Thu nhập cá nhân
Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
– Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương Net
– Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương kèm sẵn một file excel tổng hợp loại thuế này chuyển cho họ.
– Thẻ lương nhân viên
– Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng
– Các chứng từ liên quan đến đăng ký giảm trừ gia cảnh, giấy chứng nhận người phụ thuộc không có thu nhập, các bản sao giấy khai sinh. . .
– Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài.
– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
– Các giấy tờ khác liên quan.
3. Thuế Xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu
Dành cho những doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế xuất nhập khẩu. Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh để tránh việc thuế hạch sách bắt đi dịch lúc đó rất mất thời gian.
Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:
– Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất.
– Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, Quanlity,. . .
– Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu.
– Chứng từ nộp thuế
– Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)
– Các tài liệu khác có liên quan.
4. Thuế tiêu thụ đặc biệt
Dành cho những doanh nghiệp chuẩn bị quyết toán thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị:
– Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
– Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
– Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
– Các giấy tờ tài liệu khác có liên qua
5. Thuế thu nhập doanh nghiệp
Thuế TNDN là loại thuế mà liên quan đến toàn bộ hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp, nên hồ sơ của loại thuế này chính là toàn bộ sổ sách kế toán, tài liệu kế toán của doanh nghiệp.
Ngoài các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ sơ thuế TNDN cần chuẩn bị:
– Sổ sách kế toán đã in, ký, đóng dấu của doanh nghiệp…
– Chứng từ photo kẹp với phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
– Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất
– Hợp đồng mua bán
– Hồ sơ tài sản cố định
– Hồ sơ ngân hàng
– Các quyết định lương, quyết định khấu hao, quyết định thôi khấu hao
– Bảng tính khấu hao, bảng phân bổ chi phí, bảng phân bổ doanh thu
– Biên bản hủy hàng hỏng, biên bản kiêm kê kho, biên bản kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
– Tờ trình về các công việc, kế hoạch chi tiêu năm…
– Đối chiếu công nợ, xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ từng lần
– Hồ sơ pháp lý công ty.
Những Nguyên tắc làm việc với cơ quan thuế khi họ xuống kiểm tra, thanh tra thuế
1. Soát xét toàn bộ hồ sơ liên quan tới năm quyết toán.
Vào cuối hàng năm, các Cơ quan thuế sẽ lên danh sách những DN năm tới thuộc diện phải thanh tra, quyết toán thuế. Đối tượng được ưu tiên sẽ là những DN có dấu hiệu bỏ trốn, những DN có rủi ro cao về thuế, tiếp đó là những DN lớn, nhỏ. Khi có danh sách chính thức, cơ quan thuế sẽ thông báo cho bạn sơ qua về kế hoạch, nội dung quyết toán. Như vậy, khi nhận được thông tin này. Các bạn cần làm gì?
Bạn cần soát xét lại toàn bộ hồ sơ Quyết toán thuế theo nội dung kiểm tra của cơ quan thuế. Sau đó các bạn sẽ có 2 lựa chọn:
Trường hợp 1:
Nếu hồ sơ, sổ sách còn lộn xộn chưa hoàn thiện, giấy tờ thiếu và sai sót nhiều thì khi đó, bạn cần một thời gian dài để sửa và bổ sung những hồ sơ chứng từ còn thiếu. Và cách duy nhất để bạn có thể kéo dài thời gian quyết toán thuế là trao đổi (nói chuyện) với đội kiểm tra thuế của mình và sau đó gửi công văn chính thức để nhờ họ dời lịch quyết toán của mình lại.
Trường hợp 2:
Nếu hồ sơ hoàn thiện sạch sẽ,tạm ổn để sẵn sàng khi quyết toán thuế. Bạn hãy hoàn thiện nốt những hồ sơ chứng từ như phần đầu của bài viết và đóng gói cẩn thận thành từng mục để sẵn sàng tiếp đón đoàn thuế.
Kinh nghiệm:
được rút ra từ trường trường hợp này là Nếu chưa hoàn thiện thì có thể HOÃN, chờ HOÀN THIỆN sẵn sàng thì sẽ Quyết toán (Kế Hoãn binh luôn là Phao cứu trợ cho bạn)
2. Đón tiếp đoàn kiểm tra chu đáo và luôn hợp tác những thứ cần thiết
Đón tiếp thuế: Khi đoàn thuế xuống kiểm tra bãy đón tiếp họ thật chu đáo để tạo thiện cảm ban đầu, có thể liên hệ trưởng đoàn xem có cần công ty sắp xếp xe đưa đón hay không (thông thường thuế họ có xe cơ quan đưa đi rồi). Nhớ thông báo với bảo vệ cổng là cho xe của đoàn thuế chạy vào trong vì một số công ty sẽ yêu cầu xuống xe đi bộ vào văn phòng…Trà nước, bánh trái nên chuẩn bị đầy đủ…
Thái độ làm việc: Phải thật thà, cái gì sai thì nhận là sai, sót thì nhận sót, tuyệt đối không quanh co này nọ. Không tranh cãi tay đôi với thuế về luật, khi có sự khác biệt cứ nói họ để em xem lại rồi sau đó in các điều luật dẫn chứng vô và nhờ họ xem lại.
Như thông thường, trước khi vào quyết toán thuế tại DN. Cán bộ thuế (Cán bộ đoàn thanh tra, kiểm tra,…) thường gửi cho bạn một danh sách dày đặc những bảng biểu và yêu cầu bạn làm. Đoạn này là cần thể hiện cái kỹ năng, kinh nghiệm ở đây nhé.
Phải luôn vui vẻ và nhận lời: Dù vui hay không vui (Thích hay không thích);
Bạn sẽ xem những mẫu biểu nào dễ, hoàn thiện nhanh và quan trọng là DN đúng (ít sai phạm nhất) thì làm và gửi trước, những vấn đề nhạy cảm làm và gửi sau hoặc bạn sẽ không gửi cho họ (từ chối một cách khôn khéo). Như bạn có thể lấy lý do hôm nay em đi công tác, dạo này nhà em nhiều việc nên em nghỉ suốt không có ai làm….để có thể kéo dài thời gian gửi mẫu biểu.
Lưu ý: Bạn phải LUÔN phải NGHE
điện thoại của Cán bộ thuế. Tránh những ác cảm ban đầu không tốt, gây khó khăn trong công việc quyết toán sau này. Và bạn cũng cần nhớ rằng khi bạn gửi càng nhanh và càng đầy đủ, cán bộ thuế sẽ càng soi thấy nhiều lỗi của bạn. (Càng có nhiều dữ liệu, càng dễ đối chiếu, càng tìm nhiều lỗi, nếu các bạn KHÔNG có kinh nghiệm soát hồ sơ)
Kinh nghiệm: Gửi bài có chọn lọc và Tìm lý do phù hợp.
3. Kinh nghiệm khi quyết toán thuế về cung cấp hồ sơ giấy tờ khi Quyết toán thuế
Khi đoàn Quyết toán thuế xuống làm việc tại DN bạn, một nguyên tắc mà bạn cần biết là hãy để đoàn làm việc tại một phòng riêng biệt, Tuyệt đối KHÔNG để toàn bộ hồ sơ sổ sách kế toán tại phòng này. (Quá nhiều rủi ro đó nhé)
Khi cán bộ thuế yêu cầu hồ sơ A, hồ sơ B. Hầu hết họ sẽ yêu cầu cả bản cứng và bản mềm copy vào USB, bạn hãy tìm một lý do để hạn chế nhất việc gửi bản mềm cho họ. Vì khi có bản mềm, cán bộ thuế rất dễ kiểm tra và phát hiện ra những sai sót của bạn. Và cả bản cứng, không nên đưa ngay hồ sơ cho họ, bạn có thể nói “đợi em đi photo bản này cho A/c vì sếp không cho phép mang bản gốc đi”
Kinh nghiệm: Cung cấp những cái cần khi cần.
4. Kinh nghiệm khi quyết toán thuế để trả lời cán bộ thuế
Trong khi làm việc với cán bộ thuế, bạn nên tránh ngồi cùng phòng, càng ngồi ít càng tốt. Vì bạn ngồi ở đó càng nhiều họ lại càng có cơ hội để hỏi. Và tất nhiên nói nhiều thì lộ nhiều.
Những vấn đề cán bộ thuế hỏi bạn, bạn cần phân loại những câu sẽ trả lời ngay (là những câu chắc chắn bạn biết hoặc những câu không liên quan tới quyết toán thuế) và những câu sẽ phải dùng câu cửa miệng “để em xem lại hồ sơ sau đó em sẽ giải trình cho A/c ngay, vì lâu quá rồi không động đến không nhớ được”. Khi đó, Các bạn có thời gian xem lại sổ sách và chuẩn bị câu trả lời một cách kín kẽ, an toàn, đúng luật nhất. (Nhiều khi cần áp dụng hợp tình hợp lý)
Kinh nghiệm: Không vội vàng trả lời các câu hỏi (Kể cả dù biết hay chưa biết).
5: Quyết toán thuế cần hỗ trợ, giúp đỡ
Sau vài ngày làm việc tại trụ sở của DN, đoàn kiểm tra thuế sẽ có biên bản tạm thời và thông báo cho đơn vị tại văn phòng. Trước khi bạn và Giám đốc ký, hãy đọc lại toàn bộ biên bản xem những chi phí gì có thể bỏ thì xin cán bộ thuế bỏ ra thì bỏ luôn, lúc này bạn hãy nhẹ nhàng phân tích vì sao đơn vị bạn lại đưa chi phí đó vào và nhờ cán bộ thuế bỏ ra.
Chú ý: Đối với thuế TNDN (thu nhập doanh nghiệp) có 4 điều kiện
– Phục vụ hoạt động sản xuất KD (Cái này bạn cần giải thích hợp tình hợp lý đúng luật);
– Có hóa đơn,chứng từ hợp lý, hợp pháp;
– Có chứng từ thanh toán không đùng tiền mặt (Hóa đơn chi trên 20 triệu đồng…);
– Và không có trong những điểm Không được trừ (Phần này nếu chi thuộc điểm này thì khả năng cao không thể xin được).
Khi các bạn hiểu bản chất những lời giải trình của bạn thể hiện bằng lời nói thì rất dễ. Còn khi đã ký vào biên bản thì bạn phải giải trình bằng công văn gửi lên đội kiểm tra thuế (liên quan tới đội trưởng, chi cục phó… thì rất khó xử lý).
Kinh nghiệm: Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau.
6. Kinh nghiệm giải trình sau khi có biên bản ghi nhận số liệu
Các bạn cần sắp xếp các câu hỏi, nội dung cần trả lời, giải trình bằng công văn theo thứ tự ưu tiên (VD: Theo mức độ lớn nhỏ, đúng hoặc ít đúng, Phù hợp – Có thể phù hợp).
Khi giải trình cần lưu ý: Trả lời đúng câu hỏi, có trích dẫn văn bản kèm theo đối với từng khoản mục chi phí, không nên đôi co với thuế nếu không có dẫn chứng văn bản cụ thể. Hãy lưu ý giải trình theo định hướng hợp tình hợp lý và tránh những chi phí nhạy cảm. Thêm nữa, là bạn cần quan tâm là hãy tận dụng tối đa các mối quan hệ mà bạn có để giải trình đạt hiệu quả cao nhất.
Kinh nghiệm: Hợp tình – Hợp lý (Có chi tiết) và Vận dụng mối quan hệ một cách linh hoạt
7. Hãy nộp tiền thuế, tiền phạt đúng hạn sau khi có biên bản, quyết định phạt cuối cùng.
Số tiền trên biên bản cuối cùng bạn cần sắp xếp kế hoạch tài chính để đi nộp đúng hạn. Tránh để cơ quan thuế ra thông báo cưỡng chế nợ thuế. Vì việc này có thể sẽ ảnh hưởng tới các mức phạt và uy tín của công ty sau này.
_Cenco/Theo Thuế Công Minh và Hà Nội_
